Nuova disciplina UE sulle spedizioni di rifiuti: da maggio 2026 nuovi adempimenti

Il Regolamento (UE) 2024/1157 cambia in profondità il modo in cui le imprese devono leggere le spedizioni transfrontaliere di rifiuti. La novità non sta solo nell’aggiornamento delle procedure rispetto al regolamento n. 1013/2006, ma nel diverso approccio del legislatore europeo: la spedizione non è più considerata un semplice trasferimento logistico da documentare correttamente, bensì una filiera che deve restare tracciabile, verificabile e coerente fino al trattamento finale.

Per Datori di Lavoro, RSPP, ASPP e consulenti HSE il tema è molto concreto. Occorre capire quali spedizioni sono oggi più esposte al rischio di non conformità, quali controlli interni non possono più essere affidati alla prassi e quali adeguamenti vanno pianificati prima della piena applicazione del nuovo regime.

Tre sono i messaggi essenziali per le imprese.

Il primo è che non esiste un unico regime delle spedizioni. Le regole cambiano a seconda della finalità del trasferimento, della tipologia di rifiuto, della destinazione geografica e della fase temporale in cui la spedizione viene organizzata.

Il secondo è che le esportazioni fuori dall’Unione diventano molto più presidiate. Per lo smaltimento il divieto resta la regola; per il recupero aumentano in modo significativo le condizioni da verificare, soprattutto quando la destinazione è extra-UE.

Il terzo è che la compliance non si misura più solo sulla correttezza del singolo documento. L’impresa deve poter dimostrare una filiera coerente: classificazione corretta, procedura appropriata, documentazione allineata, destinatario verificato e capacità di risposta a un controllo.

Il regolamento riguarda certamente chi spedisce rifiuti all’estero o li riceve da altri Stati, ma coinvolge anche produttori iniziali, gruppi industriali, intermediari e aziende che affidano a terzi flussi destinati a recupero in altri Paesi. In tutti questi casi il rischio regolatorio non dipende soltanto dal trasportatore o dall’impianto finale, ma dalla qualità delle verifiche svolte a monte.

Per il Datore di Lavoro il tema attiene alla governance ambientale dell’impresa. Per RSPP e ASPP si colloca nella gestione del rischio normativo e organizzativo. Per i consulenti HSE rappresenta invece un tipico terreno di compliance integrata, nel quale classificazione del rifiuto, documentazione, controlli di filiera e organizzazione interna devono essere letti come parti di un unico sistema.

Il primo errore da evitare è trattare tutte le spedizioni come se seguissero la stessa logica. La nuova disciplina impone invece di qualificare con precisione la fattispecie concreta.

La distinzione iniziale è tra smaltimento e recupero. Le spedizioni destinate allo smaltimento restano eccezionali e continuano a richiedere un controllo molto intenso. Per il recupero, invece, occorre distinguere i casi che richiedono notifica preventiva da quelli soggetti agli obblighi generali di informazione.

Conta poi la qualità del rifiuto. Non basta il codice EER: bisogna verificare se il rifiuto rientra negli allegati rilevanti, se è contaminato, se presenta elementi che impongono la notifica o se può rientrare nel regime più snello dell’allegato VII. È in questo passaggio che molte imprese rischiano di costruire una procedura formalmente ordinata, ma giuridicamente fragile.

All’interno dell’Unione il regolamento non stravolge l’impianto già noto, ma lo rende più esigente. Per i rifiuti destinati allo smaltimento resta un regime restrittivo, coerente con i principi di prossimità e autosufficienza. Per il recupero continua a valere la distinzione tra notifica e obblighi generali di informazione.

Il punto operativo, però, è un altro: anche quando il regime è meno oneroso sul piano autorizzativo, l’impresa deve essere in grado di dimostrare che la qualificazione del rifiuto è corretta, che la documentazione accompagna in modo coerente la spedizione e che il trattamento finale corrisponde realmente a quello dichiarato. Per molte aziende italiane il vero impatto non sarà dunque il cambio della procedura in sé, ma la necessità di verificare se le prassi oggi adottate siano sufficientemente robuste da reggere un controllo più puntuale.

È sulle esportazioni verso paesi terzi che il regolamento mostra il suo tratto più innovativo. Lo smaltimento fuori dall’Unione resta, in linea di principio, vietato salvo ipotesi molto limitate. Per il recupero, invece, il sistema diventa molto più selettivo.

Verso i paesi non OCSE, molte spedizioni non sono consentite e, per quelle ammesse, la praticabilità della destinazione non può essere data per scontata. Verso i paesi OCSE, l’esportazione resta possibile, ma si accompagna a un obbligo di verifica molto più intenso sull’impianto di destinazione. Qui entra in gioco il profilo più delicato della riforma: l’impresa deve poter dimostrare che il trattamento avverrà in modo ecologicamente corretto e che l’impianto estero offre garanzie sostanzialmente affidabili.

Per il mondo imprenditoriale il messaggio è netto: l’export di rifiuti fuori dall’Unione non può più essere gestito come semplice scelta commerciale. Diventa una vera attività di due diligence ambientale e regolatoria.

Fra le novità più significative vi è la progressiva digitalizzazione del sistema di scambio delle informazioni attraverso DIWASS, il Digital Waste Shipment System. Per le imprese questo passaggio non è un dettaglio tecnico. Cambia il modo in cui si costruisce, si conserva e si rende disponibile la prova della conformità.

Allo stato attuale, la documentazione operativa resa disponibile dalla Commissione mostra un sistema fondato su accesso tramite EU Login e su un ambiente collegato alla piattaforma TRACES NT, nel quale l’abilitazione dell’operatore rappresenta il prerequisito per l’uso del sistema. Prima ancora di predisporre una notifica o un documento di allegato VII, tutti gli operatori coinvolti nella spedizione devono risultare registrati in DIWASS; in caso contrario, non potranno essere selezionati nel sistema.

Questo profilo ha un impatto pratico immediato. La preparazione alla compliance digitale non coincide con il semplice caricamento di un documento, ma comincia con la corretta anagrafica dell’operatore. La bozza di manuale oggi disponibile indica, tra l’altro, la necessità di registrare l’operatore principale, di associare un identificativo principale — normalmente l’EORI —, di indicare l’autorità competente responsabile della registrazione e di attendere la relativa approvazione prima di poter operare nel sistema. Per gli operatori UE è inoltre prevista anche l’indicazione del numero nazionale di registrazione richiesto dallo Stato membro di stabilimento.

Un ulteriore elemento organizzativo di rilievo riguarda gli utenti. Il primo utente autorizzato a rappresentare l’operatore assume, in sostanza, il ruolo di utente amministratore o master user; sarà poi questo soggetto a poter gestire ulteriori abilitazioni, mentre l’autorità competente resta chiamata soprattutto a validare il primo accesso e la registrazione dell’operatore. Ne deriva che, già nella fase preparatoria, l’impresa dovrebbe individuare chi sarà il referente DIWASS, chi curerà le anagrafiche, chi controllerà i dati caricati e chi presidierà i rapporti con l’autorità competente.

La bozza di manuale consente anche di cogliere un altro punto delicato: per i soggetti di paesi terzi il sistema prevede comunque la registrazione dell’operatore ai fini della selezionabilità nei documenti di spedizione, anche quando tali operatori non utilizzino attivamente DIWASS. Questo significa che, nelle filiere internazionali, la preparazione dei dati dei partner esteri non può essere rinviata all’ultimo momento.

In parallelo, l’allegato VII mantiene un ruolo centrale per le spedizioni soggette agli obblighi generali di informazione. Proprio qui emergeranno molte criticità applicative: classificazioni non allineate, dati incoerenti tra contratto e spedizione, archivi incompleti, responsabilità interne non chiarite. Il vero tema, quindi, non è soltanto avere i documenti, ma sapere chi li compila, chi li verifica, chi li conserva e con quali controlli interni se ne garantisce la coerenza.

Il regolamento rafforza ispezioni, piani di controllo, cooperazione fra autorità e capacità di contrasto alle spedizioni illegali. Per le imprese questo significa che il rischio di contestazione non riguarda soltanto gli errori macroscopici, ma anche le aree grigie: classificazioni incerte, documentazione incoerente, verifiche insufficienti sul destinatario, assenza di una chiara catena interna di responsabilità.

In questa materia la differenza non la fa soltanto l’assenza di una violazione evidente. La fa la capacità di esibire in tempi rapidi una storia documentale completa, coerente e credibile della spedizione. Per questo una compliance solo reattiva rischia di diventare la scelta più costosa.

Il primo passo utile è una mappatura dei flussi transfrontalieri esistenti o programmati, distinguendo spedizioni intra-UE, esportazioni extra-UE, importazioni e casi più sensibili per tipologia di rifiuto o per destinazione.

Il secondo passo è il riesame della classificazione e del corretto regime applicabile. Il terzo è la revisione della documentazione di filiera: contratti, allegato VII, garanzie, prove del trattamento finale, evidenze sui partner di destino.

Accanto a ciò serve una verifica organizzativa essenziale ma chiara: chi autorizza la spedizione, chi valida la classificazione, chi controlla il destinatario, chi presidia il flusso documentale e chi risponde all’autorità in caso di verifica. Soprattutto per l’estero, conviene inoltre strutturare una due diligence ambientale sui partner, evitando che la scelta dell’impianto resti affidata a logiche esclusivamente commerciali.

La data di riferimento resta il 21 maggio 2026, da cui il regolamento trova applicazione generale. Ma, sul piano organizzativo, DIWASS entra già oggi nella fase di preparazione aziendale.
Il primo dato utile è che il quadro tecnico di attuazione è stato definito con l’atto di esecuzione adottato nel 2025, che disciplina i requisiti di interoperabilità e le condizioni tecnico-organizzative del sistema centrale. Il secondo dato è che la manualistica oggi circolante per gli operatori fotografa ancora un ambiente di prova e una fase di progressivo completamento delle istruzioni operative. Ciò suggerisce che il 2025 e l’inizio del 2026 debbano essere letti come periodo di predisposizione delle anagrafiche, verifica dei ruoli interni, familiarizzazione con il sistema e allineamento dei flussi documentali.

In termini pratici, la timeline di impiego dello strumento può essere letta in tre passaggi. Il primo è la fase preparatoria, già attuale, nella quale le imprese devono censire i flussi interessati, verificare quali operatori dovranno essere presenti nel sistema, controllare identificativi, dati anagrafici e rapporti con i partner esteri. Il secondo è la fase di pre-esercizio, da utilizzare per definire chi sarà il master user, chi presidierà il dialogo con l’autorità competente, chi curerà allegato VII e notifiche e come saranno conservate le evidenze. Il terzo è la fase di impiego a regime, che si collega alla piena applicazione del regolamento e richiederà che operatori, utenti e documenti siano già ordinati e coerenti.

Per le imprese, dunque, maggio 2026 non rappresenta l’inizio della preparazione, ma il punto entro il quale la preparazione dovrebbe essere già stata sostanzialmente compiuta. Rinviare a ridosso di quella data la verifica delle anagrafiche, dei partner coinvolti, delle responsabilità interne e della qualità documentale significa esporsi al rischio più tipico della transizione digitale: avere l’obbligo di usare il sistema senza avere ancora organizzato il processo.

Ambito	Nuovo adempimento o presidio	Cosa deve fare l’impresa	Orizzonte temporale
Qualificazione della spedizione	Verifica puntuale del regime applicabile tra smaltimento, recupero, notifica preventiva e obblighi generali di informazione	Riesaminare per ciascun flusso finalità della spedizione, tipo di rifiuto, allegati applicabili e corretto inquadramento procedurale	Da subito
Classificazione del rifiuto	Maggiore rilievo della corretta classificazione ai fini della procedura applicabile	Verificare non solo il codice EER, ma anche contaminazioni, miscele, allegati rilevanti e compatibilità con il regime semplificato	Da subito
Spedizioni intra-UE	Rafforzamento della tenuta documentale anche nei casi soggetti ai soli obblighi generali di informazione	Controllare coerenza tra classificazione, contratto, allegato VII, spedizione e prova del trattamento finale	Da subito
Esportazioni extra-UE	Maggiore selettività delle destinazioni e intensificazione delle verifiche sui partner esteri	Verificare in anticipo se la destinazione sia giuridicamente praticabile e se l’impianto di destino offra garanzie adeguate	Da subito, con priorità ai flussi extra-UE
Audit sugli impianti esteri	Rafforzamento della due diligence ambientale e regolatoria sul destinatario	Strutturare raccolta di autorizzazioni, dati tecnici, evidenze di affidabilità e, ove richiesto, audit indipendenti	Da subito; presidio continuo per i flussi extra-UE
DIWASS	Registrazione preventiva degli operatori e organizzazione del presidio digitale interno	Individuare master user, verificare anagrafiche, EORI, dati dei partner e rapporti con l’autorità competente	2025-inizio 2026
Allegato VII e flussi informativi	Necessità di maggiore coerenza documentale nelle spedizioni soggette agli obblighi generali di informazione	Riesaminare modelli, responsabilità di compilazione, controlli interni e archiviazione delle evidenze	2025-inizio 2026
Organizzazione interna	Chiarimento delle responsabilità aziendali sulla filiera	Definire chi classifica, chi autorizza, chi verifica il destinatario, chi presidia la documentazione e chi risponde all’autorità	2025-inizio 2026
Preparazione all’uso del sistema	Passaggio dalla fase preparatoria al pre-esercizio operativo	Testare processo interno, ruoli, dati anagrafici, qualità documentale e prontezza dei flussi	In vista del 21 maggio 2026
Applicazione generale del regolamento	Entrata a regime del nuovo quadro europeo	Arrivare alla scadenza con flussi mappati, partner verificati, documentazione coerente e presidio DIWASS già organizzato	21 maggio 2026
Disposizioni a scansione differita	Ulteriori effetti applicativi su specifici segmenti, in particolare sulle esportazioni	Monitorare gli sviluppi attuativi e riesaminare periodicamente i flussi più sensibili	2026-2027

Il Regolamento (UE) 2024/1157 non impone soltanto più documenti. Impone un diverso modo di governare le spedizioni di rifiuti: più selezione della procedura, più verifica del destinatario, più qualità della prova documentale, più organizzazione interna.

Per un’impresa questo significa una cosa semplice ma decisiva: la conformità non si costruisce al momento della spedizione, bensì molto prima, quando si classificano i rifiuti, si sceglie il partner di destino, si organizzano i controlli interni e si decide chi presidia davvero il processo. È qui che si gioca la differenza tra una gestione ordinata del rischio e una vulnerabilità normativa destinata a emergere al primo controllo.