Whistleblowing e obblighi per le aziende private di ”aprire un canale di segnalazione” dal 17 dicembre 2023

20/11/2023

La Direttiva UE 2019/1937, recepita attraverso il Decreto Legislativo 10 marzo 2023 n. 24 in Italia (già in commento su queste colonne al link https://www.madehse.com/it-it/dlgs-10-marzo-2023-n24-recepimento-dir-ue-20191937-in-materia-di-whistleblowing.aspx), istituisce un quadro di protezione per i whistleblower, coloro che, basandosi su fondati sospetti, segnalano violazioni di leggi nazionali o dell'Unione Europea che danneggiano l'interesse pubblico o l'integrità di istituzioni pubbliche o enti privati, utilizzando informazioni raccolte nel corso delle loro attività lavorative.

Le disposizioni del Decreto sono in vigore nel nostro Paese da luglio 2023 per gli enti pubblici e privati con almeno 250 dipendenti mentre dal 17 dicembre 2023, tutti i soggetti del settore privato con meno di 250 dipendenti devono predisporre un canale di segnalazione interno.

Sull’argomento Confindustria ha pubblicato ad ottobre 2023 una Linea guida operativa per gli enti privati.

La pratica del whistleblowing è ampiamente considerata un valore in molti Paesi dell'UE per prevenire fenomeni dannosi come la corruzione, il mobbing, la violazione di interessi pubblici e per contrastare comportamenti che potrebbero costituire reati presupposti, come quelli disciplinati dal D.Lgs. 231/01 che regola i Modelli Organizzativi.
Il Decreto non si applica a reati di natura privata o situazioni già disciplinate da leggi civili, amministrative o penali con procedure di denuncia alle autorità competenti. Inoltre, non sostituisce le disposizioni che permettono ai lavoratori di consultare i rappresentanti sindacali in caso di atti illeciti nei loro confronti, come previsto dai CCNL e dallo Statuto dei Lavoratori.
Le violazioni che possono essere segnalate riguardano un'ampia gamma di settori, inclusi appalti pubblici, mercati finanziari, riciclaggio, sicurezza dei prodotti, ambiente, salute pubblica, protezione dei consumatori, privacy, sicurezza informatica e altro ancora.
Il decreto offre strumenti di protezione contro atti ritorsivi per chi denuncia violazioni o possibili illeciti, come canali di segnalazione interni o esterni gestiti dagli stessi enti privati o pubblici. L'identità del segnalante è criptata per garantire la riservatezza delle informazioni e della documentazione di supporto. I Modelli di Organizzazione e di Gestione già prevedono canali interni di segnalazione all'Organismo di Vigilanza conformi a queste disposizioni.
La gestione del canale di segnalazione deve essere affidata a un ufficio interno o esterno autonomo e con personale adeguatamente formato. Nell'ambito della Pubblica Amministrazione, il Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza gestisce il canale di segnalazione, e le modalità di accesso devono essere pubblicate sul sito web dell'Ente.
L'ANAC è una delle autorità preposte alla ricezione delle denunce e gestisce le segnalazioni secondo il proprio regolamento, fornendo un riscontro entro tre mesi. Può trasferire le segnalazioni a un'autorità amministrativa o giudiziaria competente, informando il segnalante.
Il trattamento dei dati personali deve rispettare le normative sulla privacy e la protezione dei dati.

Gli argomenti che possono essere oggetto di segnalazioni

Presentiamo alcuni esempi di argomenti che possono essere oggetto di segnalazioni:

Frode finanziaria: Qualsiasi attività fraudolenta che coinvolga l'azienda, ad esempio falsificazione di documenti, appropriazione indebita di fondi, manipolazione dei bilanci, ecc.
Corruzione: Offerte, pagamenti, regali o altre pratiche illegali per ottenere benefici o favori impropri.
Violazioni delle normative sulla salute e sicurezza sul lavoro: Mancato rispetto delle norme di sicurezza e salute sul luogo di lavoro, esposizione a rischi non adeguatamente gestiti, mancanza di formazione o di attrezzature adeguate.
Violenza sul lavoro: Comportamenti inappropriati, molestie, discriminazione o abusi sul luogo di lavoro.
Violazione della privacy e gestione impropria dei dati: Accesso non autorizzato ai dati personali, mancata protezione delle informazioni sensibili, o qualsiasi altra violazione della normativa sulla protezione dei dati.
Violazioni ambientali: Attività aziendali che causano danni all'ambiente, inosservanza delle normative ambientali, inquinamento, smaltimento improprio dei rifiuti, ecc.
Evasione fiscale: Pratiche illecite volte ad evitare il pagamento delle imposte o ad eludere le leggi fiscali.
Violazioni dei diritti umani: Coinvolgimento dell'azienda in attività che violano i diritti umani, come il lavoro minorile, la tratta di esseri umani, sfruttamento, ecc.

È importante notare che la segnalazione di tali reati o violazioni deve avvenire in buona fede e in conformità con le procedure stabilite. Inoltre, nel contesto del D.Lgs. 231/01, la segnalazione di un reato può essere rilevante per l'azienda nel contesto della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche e delle società. In questo contesto, la segnalazione di violazioni interne potrebbe essere fondamentale per dimostrare che l'azienda ha adottato misure adeguate per prevenire e contrastare tali comportamenti, evitando potenziali responsabilità giuridiche.

Formazione e informazione

Il Decreto Legislativo n. 24 del 10 marzo 2023, che attua la Direttiva 2019/1937/UE in materia di Whistleblowing, richiede specifiche attività di formazione e informazione per garantire una gestione consapevole delle segnalazioni. Gli oneri formativi e informativi coinvolgono diversi aspetti:

Obblighi formativi

Formazione per il personale gestore del canale di segnalazione: Gli uffici o individui responsabili della gestione del canale devono ricevere una formazione specifica riguardante la gestione delle segnalazioni. La questione è di particolare delicatezza soprattutto per quanto riguarda la gestione delle segnalazioni nelle PMI, nelle aziende meno strutturate e nelle aziende che non hanno adottato un Modello Organizzativo conforme al D.Lgs. 231/01 e s.m.i. Il tema viene affrontato anche nella Linea Guida di Confindustria per poter identificare la funzione o l’ente aziendale competente alla ricezione di segnalazioni di violazione di norme tutelate (ufficio Risorse Umane, RSA dove presenti, OdV dove presente, Sindacato esterno ecc.). Questa formazione dovrebbe coprire aspetti normativi, procedure, presupposti, aspetti legati alla privacy e alla protezione dei dati.
Contenuti della formazione: La formazione dovrebbe trattare aspetti normativi del Decreto, le procedure operative, principi di comportamento etico (come confidenzialità, integrità, ascolto attivo, e collaborazione), e aggiornamenti normativi rilevanti.
Periodicità e aggiornamenti: La formazione deve essere erogata periodicamente, e si consiglia di integrarla con gli aggiornamenti normativi.
Estensione della formazione: Si suggerisce di estendere la formazione a tutto il personale interno per creare consapevolezza e una cultura di integrità all'interno dell'impresa.
Modalità di erogazione: La modalità di erogazione della formazione è a discrezione dell'impresa, ma si raccomanda di strutturare un programma efficace che coinvolga adeguatamente le risorse coinvolte, ad esempio attraverso sessioni in aula, workshop o formazione online.

Obblighi informativi

Informazioni per i segnalanti: È essenziale fornire informazioni chiare circa il canale di segnalazione, le procedure e i requisiti per effettuare segnalazioni, sia interne che esterne.
Diffusione delle informazioni: Le informazioni devono essere accessibili a tutti i lavoratori, anche a coloro che non sono fisicamente presenti nei luoghi di lavoro, ad esempio attraverso punti visibili sul luogo di lavoro, sul sito web istituzionale e su eventuali piattaforme informatiche.
Contenuti delle informazioni: Si consiglia di informare sui seguenti punti: chi può fare segnalazioni, misure di protezione previste, tipi di violazioni segnalabili, procedure di segnalazione corrette, soggetti competenti per la gestione delle segnalazioni, tutele per i segnalanti, condizioni che escludono la responsabilità del segnalante, e sanzioni in caso di violazione delle disposizioni.

In conclusione, la corretta gestione delle segnalazioni richiede formazione e informazione mirate per il personale coinvolto nel processo, assicurando la comprensione delle regole, delle procedure e dei diritti coinvolti nel Whistleblowing.

Eventuali atti ritorsivi nei confronti del segnalante sono nulli

L'ANAC, in qualità di autorità competente, è incaricata di ricevere e gestire le comunicazioni riguardanti le presunte ritorsioni subite dal segnalante. Affinché questa forma di tutela sia riconosciuta, il Decreto stabilisce determinate condizioni.
Il segnalante o denunciante, al momento in cui effettua la segnalazione o la denuncia presso l'autorità giudiziaria, contabile o attraverso la divulgazione pubblica, deve avere un "fondato motivo" per ritenere che le informazioni fornite siano veritiere e rientrino nell'ambito disciplinare previsto dal Decreto. Ciò implica che il segnalante deve valutare attentamente le informazioni e non basarsi su mere supposizioni, "voci di corridoio" o notizie di dominio pubblico.

La normativa elenca diverse possibili forme di ritorsione, senza però esaurirle completamente:

Licenziamento, sospensione o misure equivalenti;
Retrocessione di grado o mancata promozione;
Cambiamenti nelle mansioni, luogo di lavoro, retribuzione o orario;
Sospensione della formazione o restrizioni all'accesso ad essa;
Note di merito o referenze negative;
Adozione di misure disciplinari o sanzioni, anche di natura pecuniaria;
Coercizione, intimidazione, molestie o isolamento;
Discriminazione o trattamenti sfavorevoli;
Mancata conversione di un contratto a termine in uno a tempo indeterminato, se era ragionevolmente prevista;
Non rinnovo o risoluzione anticipata di un contratto a termine;
Danni alla reputazione, pregiudizi economici o perdita di opportunità;
Inserimento in elenchi negativi che impediscono opportunità future nel settore;
Annullamento di contratti di fornitura o licenze;
Richieste di esami medici o psichiatrici.

Perciò, nel caso in cui un individuo ritenga di aver subito una ritorsione, anche se solo minacciata o tentata, a seguito di una segnalazione, denuncia o divulgazione, è tenuto a informare l'ANAC. L'autorità deve indagare sul legame di causalità tra la ritorsione e la segnalazione e, successivamente, adottare i provvedimenti conseguenti.

Le sanzioni in caso di atti ritorsivi

Nell'ipotesi di sanzione contro coloro che adottano comportamenti ritorsivi, è stato precisato che la persona fisica individuata come responsabile sarà soggetta a sanzioni amministrative pecuniarie. Queste sanzioni variano in base all'infrazione commessa e sono le seguenti:

a) Sanzioni pecuniarie da 10.000 a 50.000 euro, quando viene accertato che la persona fisica individuata come responsabile ha commesso atti di ritorsione.
b) Sanzioni pecuniarie da 10.000 a 50.000 euro, quando viene accertato che la persona fisica individuata come responsabile ha ostacolato la segnalazione o ha tentato di farlo.
c) Sanzioni pecuniarie da 10.000 a 50.000 euro, quando viene accertato che la persona fisica individuata come responsabile ha violato l'obbligo di riservatezza secondo l'articolo 12 del D.Lgs. n. 24/2023. Va precisato che restano valide le sanzioni applicabili da parte del Garante per la protezione dei dati personali per quanto riguarda le violazioni della normativa sulla protezione dei dati personali.
d) Sanzioni pecuniarie da 10.000 a 50.000 euro, quando viene accertato che non sono stati istituiti canali di segnalazione. In tal caso, l'organo di indirizzo è considerato responsabile, sia negli enti del settore pubblico che in quelli privati.
e) Sanzioni pecuniarie da 10.000 a 50.000 euro, quando viene accertato che non sono state adottate o che le procedure per l'effettuazione e la gestione delle segnalazioni non sono conformi a quanto previsto dal decreto. Anche in questo caso, l'organo di indirizzo è considerato responsabile, sia negli enti del settore pubblico che in quelli privati.
f) Sanzioni pecuniarie da 10.000 a 50.000 euro, quando viene accertato che non è stata svolta l'attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute. In tal caso, il responsabile è considerato il gestore delle segnalazioni.
g) Sanzioni pecuniarie da 500 a 2.500 euro, quando viene accertata, anche con una sentenza di primo grado, la responsabilità civile della persona segnalante per diffamazione o calunnia nei casi di dolo o colpa grave, a meno che la stessa persona sia già stata condannata, anche in primo grado, per reati di diffamazione o calunnia o per reati simili commessi tramite la denuncia all'autorità giudiziaria.

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